Hướng dẫn sử dụng PM NS OOS

1. Tổng quan chung
   1. Quản lý phiên bản tài liệu

1. 2. Thuật ngữ, viết tắt

2. Hướng dẫn sử dụng
   1. Phân hệ Tổ chức:

• 1. 1. Hiển thị Sơ đồ tổ chức
• Hiển thị Tổ chức trực quan dạng phân cấp và có thông tin người đại diện.Cung cấp cho người dùng hình dung tổng quan về Tổ chức.
• Tính năng này cho phép người dung xem và được link dữ liệu từ nghiệp vụ Xây dựng Sơ đồ tổ chức

• 1. 2. Sơ đồ tổ chức theo vị trí
• Hiển thị Tổ chức trực quan dạng phân cấp đến vị trí công viẹc.
• Tính năng này cho phép người dung xem và được link dữ liệu từ nghiệp vụ Xây dựng Sơ đồ tổ chức

• 1. 3. Xây dựng Sơ đồ tổ chức
        1. Mục đích, ý nghĩa
• Xây dựng Sơ đồ tổ của CNB và áp dụng cho các nghiệp vụ khác.
• Tính năng này cho phép người dùng thêm mới, chỉnh sửa, xóa, áp dụng, ngừng áp dụng một Chi nhánh/Ban/Phòng/Bộ phận trong Tổ chức.
  1. 1. 2. Thao tác thực hiện
• Để thêm mới phòng ban bạn truy cập theo đường dẫn: Tổ chức ð Xây dựng Sơ đồ tổ chức

• Tại giao diện Xây dựng cây sơ đồ tổ chức bạn nhấn nút “Thêm phòng ban mới”, bạn nhập thông tin phòng ban mới vào màn hình nhập thông tin chi tiết như hình dưới.

• Khái niệm phòng ban trên đây được hiểu rằng có thể là Công ty, Khối, Chi nhánh, Ban, Phòng ban, Bộ phận, Tổ/Nhóm
• Nếu phòng ban bạn thêm mới là phòng ban gốc của hệ thống (Là tổng công ty) thì “Phòng ban cha” sẽ trống. Nếu phòng ban bạn thêm mới này trực thuộc dưới một phòng ban khác thì phòng ban cha bạn sẽ chọn phòng ban mà phòng ban này trực thuộc, ví dụ: Bộ phận Hành chính thuộc Phòng HCNS thì phòng ban cha của Bộ phận Hành chính là Phòng HCNS.
• Trường “Thứ tự” để bạn sắp xếp thứ tự hiển thị của phòng ban trên cây sơ đồ tổ chức.
• Trường “Mã chi nhánh hạch toán” và “Mã phòng ban hạch toán” (cost center) để phục vụ cho việc phân bổ chi phí nếu cần.

• Sau khi nhập thông tin nhấn nút Lưu thông tin để thêm mới phòng ban hoặc Đóng để hủy thao tác thêm mới phòng ban.
• Làm thế nào để xóa phòng ban? Khi xóa phòng ban như vậy thì có ảnh hưởng gì không?

Để xóa phòng ban, bạn chọn sửa phòng ban  trên form thông tin phòng ban bạn tick vào “Trạng thái đã xóa” và Lưu thông tin lại, khi thực hiện thao tác như vậy thì hệ thống chỉ thay đổi trạng thái của phòng ban thành đã xóa, mà không xóa vĩnh viễn thông tin phòng ban đó đi, vì vậy mà sẽ không ảnh hưởng gì đến dữ liệu liên quan:

1. Sửa thông tin SĐTC

• Bước 1: Bạn chọn “Sửa” trên phòng ban cần sửa thông tin (lưu ý: bạn có thể mở rộng phòng ban con bằng cách click vào hình tam giác nhỏ trước tên phòng ban, những phòng ban mà trong nó có phòng ban con thì mới có dấu tam giác này)
• Bước 2: Sửa thông tin trên form thông tin vừa mở ra

Sửa thông tin Tổ chức

• Bước 3: Nhấn nút Lưu thông tin để lưu thông tin chỉnh sửa, nhấn nút Đóng để hủy thao tác sửa.
• Vị trí công việc quản lý của mỗi phòng ban sẽ được hệ thống tự sinh ra theo thông tin phòng ban đã xây dựng kết hợp với danh sách nhân sự trên hệ thống:

Trên form thông tin phòng ban như bạn thấy sẽ có trường “Vị trí công việc quản lý”, khi bạn thiết lập trường thông tin này cho phòng ban thì chức năng Sơ đồ tổ chức lãnh đạo phòng ban sẽ tự động tìm kiếm những nhân sự có Vị trí công việc mà bạn thiết lập trong “Vị trí công việc lãnh đạo” để hiển thị lên Sơ đồ tổ chức lãnh đạo phòng ban, như hình dưới.

Hiển thị sơ đồ tổ chức

1. 1. 4. Quản lý Vị trí công việc

2.1.4.1. Mục đích, ý nghĩa

• CBNS dùng tính năng này để xây dựng bộ Vị trí công việc vụ áp dụng cho các công ty trong hệ thống Traphaco

2.1.4.2. Thao tác thực hiện

Để thêm mới Vị trí công việc bạn cần truy cập theo đường dẫn: Tổ chức ð Quản lý Vị trí công việc

Quản lý Vị trí công việc



Bước 1: Bạn nhấn nút Thêm mới để mở ra màn hình nhập thông tin chi tiết.


Thêm mới Vị trí Vị trí công việc

Bước 3: Nhập thông tin Vị trí công việc sau đó chọn Đồng ý để lưu thông tin Vị trí công việc mới hoặc chọn Bỏ qua để hủy thao tác thêm thông tin Vị trí công việc.

1. Sửa Vị trí công việc

Bước 1: Chọn Vị trí công việc cần sửa tên lưới và chọn tính năng Sửa. Hệ thống hiển thị ra màn hình sửa chi tiết.

Sửa thông tin Vị trí công việc
Bước 2: Cập nhật thông tin cần điều chỉnh sau đó chọn Đồng ý để lưu lại thông tin cập nhật.

Màn hình sửa vị trí công việc chi tiết

2. Xóa Vị trí công việc

Bước 1: Chọn một/nhiều Vị trí công việc cần xóa trên lưới danh sách Vị trí công việc
Bước 2: Nhấn nút Xóa lựa chọn
Bước 3: Xác nhận thao tác xóa để xóa các dữ liệu đã chọn khỏi lưới và hệ thống.
Lưu ý: chỉ được Vị trí công việc chưa được gán cho Nhân viên.
Nhập mô tả công việc, mô tả tuyển dụng cho Vị trí công việc

Thiết lập các khóa đào tạo yêu cầu cho vị trí

Tick vào các khóa đào tạo mà vị trí này cần phải trải qua.
Danh mục khóa đào tạo này được thiết lập ở đâu?
Bạn truy cập theo đường dẫn: Đào tạo  Danh mục khóa đào tạo
Tại đây bạn có thể thêm mới một khóa đào tạo vào danh mục.



Thiết lập điểm chuẩn khung năng lực vị trí
Hệ thống đã xây dựng sẵn bộ khung năng lực theo chuẩn quốc tế để áp dụng cho toàn bộ vị trí, phục vụ cho những doanh nghiệp chưa xây dựng được khung năng lực riêng của mình.
Khung năng lực này là cơ sở để đánh giá năng lực cho nhân viên.


Làm thế nào để đưa một chức danh mới lên hệ thống?
Để thêm mới Chức danh bạn cần truy cập theo đường dẫn: Tổ chức ð Quản lý chức danh ð Thêm mới

1. 1. 5. Danh mục HĐLĐ

2.1.5.1. Mục đích, ý nghĩa

• Quản lý danh sách các loại hợp đồng đang được áp dụng tại công ty.

2.1.5.2. Thao tác thực hiện

• Để thêm mới một loại hợp đồng, bạn truy cập đường dẫn: Tổ chức ð Quản lý danh mục ð Loại hợp đồng

Danh mục loại hợp đồng

1. Thêm mới danh mục

Bước 1: Nhấn nút Thêm mới để mở ra màn hình nhập thông tin chi tiết.

Màn hình nhập thông tin chi tiết

Bước 2: Nhập thông tin chi tiết loại hợp đồng cần thêm mới.
Bước 3: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thêm mới loại hợp đồng hoặc chọn Bỏ qua để hủy thao tác thêm mới hợp đồng.

2. Sửa thông tin loại hợp đồng

3. Xóa bản loại hợp đồng

Bước 1: Chọn một bản ghi loại hợp đồng cần xóa thông tin trên lưới dữ liệu
Bước 2: Nhấn nút Xóa lựa chọn trên thanh công cụ để thực hiện xóa các loại hợp đồng được chọn.
Lưu ý: chỉ được xóa bản ghi loại hợp đồng chưa được sử dụng ở phần nghiệp vụ.
Tôi muốn thêm mới các danh mục khác của hệ thống thì phải làm thế nào?
Bạn click vào avatar trên góc trên phải như hướng dẫn ở dưới và chọn “Danh mục” để truy cập vào chức năng quản lý danh mục chung của hệ thống.
Hoặc bạn vào Tổ chức ð Quản lý danh mục ð Loại hợp đồng
Tại giao diện này bạn tìm kiếm danh mục mà mình cần thêm, danh sách nằm bên trái của giao diện.
Thao tác thêm mới, sửa, xóa các danh mục này tương tự như thao tác trên danh mục chức danh như đã hướng dẫn ở trên.

• 1. 6. Hoạch định vị trí
• Để xây dựng được định biên nhân sự cho từng phòng ban, vị trí thì trước tiên bạn cần phải hoạch định vị trí nhân sự cho các phòng ban.
• Đường dẫn: Tổ chức ð Hoạch định vị trí

Tại đây bạn chọn chức năng “Tự động tạo” để hệ thống tự động hoạch định vị trí nhân sự theo cấu trúc phòng ban và danh sách nhân sự hiện tại.
Sau đó, để thêm mới một vị trí vào phòng ban nào đó bạn chọn “Thêm mới” để mở form nhập thông tin chi tiết, bạn nhập thông tin sau đó “Lưu thông tin”.

• 1. 7. Định biên nhân sự
• Định biên nhân sự để xây dựng số lượng nhân sự tiêu chuẩn cho vị trí, phòng ban. Từ đó làm căn cứ để lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự
• Đường dẫn: Tổ chức ð Định biên nhân sự

Định biên nhân sự

1. Cập nhật định biên

Bước 1: Nhấn nút Update, hệ thống mở ra màn hình cập nhật chi tiết

Nhập định biên chi tiết
Bước 2: Nhập thông tin định biên của vị trí theo từng tháng trong năm
Bước 3: Nhấn nút Update để cập nhật định biên hoặc Cancel để hủy cập nhật định biên.

1. 1. 8. Quản lý Tin tức

2.1.8.1. Mục đích, ý nghĩa

• Hệ thống cung cấp chức năng Quản lý tin tức, cho phép tạo những bản tin nội bộ hoặc đưa những quy định chính sách của công ty cần phổ biến đến CBNV lên cổng thông tin để CBNV có thể xem thông qua tài khoản truy cập của mình.

2.1.8.2. Thao tác thực hiện

• Đường dẫn: Nhân sự  ð Quản lý tin tức

Quản lý tin tức nội bộ

1. Thêm mới nhóm tin tức

Bước 1: Nhấn nút Thêm mới trên giao diện, hệ thống mở ra màn hình thêm thông tin chi tiết.

Màn hình thêm chi tiết nhóm tin tức
Bước 2: Nhập thông tin chi tiết nhóm tin tức.
Bước 3: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thực hiện thêm mới nhóm tin tức.

2. Sửa thông tin nhóm tin tức

Bước 1: Chọn một bản ghi trên lưới dữ liệu để sửa thông tin

Sửa thông tin nhóm tin tức
Bước 2: Nhấn nút Sửa trên thanh công cụ để sửa thông tin nhóm tin tức, hệ thống hiển thị ra màn hình chi tiết.

Thay đổi thông tin nhóm tin tức
Bước 3: Sửa các thông tin cần thay đổi trên màn hình chi tiết.
Bước 4: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thực hiện thay đổi thông tin nhóm tin tức.

3. Xóa nhóm tin tức

Bước 1: Chọn một bản ghi nhóm tin tức cần xóa thông tin trên lưới dữ liệu  ð Chọn Xóa lựa chọn
 
Xóa nhóm tin tức
Bước 3: Xác nhận thao tác xóa để xóa các dữ liệu đã chọn khỏi lưới và hệ thống.

4. Thêm mới tin tức

Bước 1: Nhấn nút Thêm mới trên thanh công cụ, hệ thống mở ra màn hình thêm thông tin chi tiết.


Màn hình thêm chi tiết tin tức
Bước 2: Nhập thông tin chi tiết tin tức.

• Nhóm tin tức: gán nội dung tin tức thuộc nhóm tin nào
• Ghim đầu trang: hệ thống sẽ ghim tin tức/file quy định của công ty phần bên phải cổng thông tin để CBNV có thể tải về (ảnh bên dưới).
• HotEvent: Tin tức mới được đưa lên đầu trang
• Ngày hết hạn: Ngày hết hạn hiển thị nội dung tin tức.

5. Sửa thông tin tin tức

Bước 1: Chọn một bản ghi trên lưới dữ liệu để sửa thông tin
Bước 2: Nhấn nút Sửa trên thanh công cụ để sửa thông tin tin tức, hệ thống hiển thị ra màn hình chi tiết.

Sửa thông tin tin tức
Bước 3: Sửa các thông tin cần thay đổi trên màn hình chi tiết.
Bước 4: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thực hiện thay đổi thông tin tin tức.

6. Xóa tin tức

Bước 1: Chọn một bản ghi tin tức cần xóa thông tin.
Bước 2: Nhấn nút Xóa lựa chọn trên thanh công cụ để xóa tin tức được lựa chọn.

Xóa thông tin tin tức
Bước 3: Xác nhận thao tác xóa để xóa các dữ liệu đã chọn khỏi lưới và hệ thống.

1. 1. 9. Quản lý Nội dung email

2.1.9.1. Mục đích, ý nghĩa

• Thiết lập nội dung gửi email tự động trong các quy trình nhân sự như Đăng ký nghỉ phép, Làm thêm giờ, đi muộn về sớm, Công tác…

2.1.9.2. Thao tác thực hiện

• Đường dẫn: Nhân sự ð Quản lý nội dung email

Quản ly nội dung email

1. Thêm mới nhóm nội dung email

Bước 1: Nhấn nút Thêm mới trên thanh công cụ, hệ thống mở ra màn hình thêm thông tin chi tiết.

Màn hình thêm chi tiết nhóm nội dung email
Bước 2: Nhập thông tin chi tiết nhóm email.
Bước 3: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thực hiện thêm mới nhóm email.

2. Sửa thông tin nhóm email

Bước 1: Chọn một bản ghi trên lưới dữ liệu để sửa thông tin
Bước 2: Nhấn nút Sửa trên thanh công cụ để sửa thông tin nhóm email, hệ thống hiển thị ra màn hình chi tiết.

Sửa nhóm email
Bước 3: Sửa các thông tin cần thay đổi trên màn hình chi tiết.
Bước 4: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thực hiện thay đổi thông tin nhóm email.

3. Xóa nhóm email

Bước 1: Chọn một bản ghi nhóm email cần xóa thông tin trên lưới.
Bước 2: Nhấn nút Xóa lựa chọn trên thanh công cụ

Xóa nhóm email
Bước 3: Xác nhận thao tác xóa để xóa các dữ liệu đã chọn khỏi lưới và hệ thống.

4. Thêm mới nội dung email

Bước 1: Nhấn nút Thêm mới trên thanh công cụ, hệ thống mở ra màn hình thêm thông tin chi tiết.

Màn hình thêm chi tiết nội dung email

Bước 2: Nhập thông tin chi tiết nội dung email theo đúng định dạng email.
Bước 3: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thực hiện thêm mới nội dung email.

5. Sửa thông tin nội dung email

Bước 1: Chọn một bản ghi trên lưới dữ liệu để sửa thông tin
Bước 2: Nhấn nút Sửa trên thanh công cụ để sửa thông tin nội dung email, hệ thống hiển thị ra màn hình chi tiết.

Sửa nội dung email
Bước 3: Sửa các thông tin cần thay đổi trên màn hình chi tiết.
Bước 4: Nhấn nút Đồng ý trên thanh công cụ để thực hiện thay đổi thông tin nội dung email.

6. Xóa nội dung email

Bước 1: Chọn một bản ghi nội dung email cần xóa trên lưới dữ liệu.
Bước 2: Nhấn nút Xóa lựa chọn trên thanh công cụ để xóa nội dung email được lựa chọn.

Xóa nội dung email
Bước 3: Xác nhận thao tác xóa để xóa các dữ liệu đã chọn khỏi lưới và hệ thống.

1. 2. Phân hệ Nhân sự
      1. Hồ sơ Nhân sự

• Đường dẫn: Nhân sự ð Hồ sơ nhân sự
• Module Hồ sơ nhân sự quản lý toàn bộ hồ sơ nhân viên trong Công ty, bao gồm các nghiệp vụ:
  • Quản lý hồ sơ nhân viên: bao gồm toàn bộ các thông tin nhân sự.
  • Quản lý file hồ sơ
  • Quản lý hợp đồng, in hợp đồng cho nhân viên
  • Quản lý quá trình điều chuyển, bổ nhiệm.
  • Quản lý quá trình diễn biến lương.
  • Quản lý nhân viên nghỉ việc
  • Quản lý các quá trình khác.

• Đường dẫn: Nhân sự ð Hồ sơ nhân sự

Màn hình Hồ sơ nhân sự

2.2.1.1. Hồ sơ nhân viên.

• • Thêm mới nhân viên
• Bước 1: Từ màn hình danh sách nhân viên, chọn Thêm mới (1)

Thêm mới nhân viên

• Bước 2: Hệ thống mở ra màn hình thông tin chi tiết, nhập thông tin CBNS sau đó chọn:

Thêm thông tin nhân viên mới
Lưu ý: Chọn phòng ban để hệ thống tự sinh mã nhân viên

• • Lưu thông tin: Hệ thống lưu thông tin NV và chuyển về màn hình danh sách
  • Lưu thêm mới: Hệ thống lưu thông tin NV và giữ nguyên màn hình để có thể thêm thông tin nhân viên khác.

• • Chỉnh sửa thông tin nhân viên:
• Bước 1: Từ màn hình chi tiết của 1 nhân viên, bạn chọn “Chỉnh sửa” nhân sự.

Chỉnh sửa thộng tin nhân viên

• Bước 2: Chọn thông tin cần chỉnh sửa:
  • Cập nhật Ảnh nhân viên:
    • Chọn biểu tượng Thư mục sau đó chọn file ảnh nhân viên cần cập nhật.

• • • Chọn file ảnh sau đó chọn Open để lưu ảnh CBNV.
  • Cập nhật thông tin cá nhân:
    • Chọn Chỉnh sửa, hệ thống hiển thị thông tin Hồ sơ nhân viên chi tiết để cập nhật.
    • Sau khi điều chỉnh thông tin cần thay đổi, chọn Lưu thông tin để cập nhật thông tin mới nhất cho CBNV.
  • Theo dõi Hồ sơ:
    • Chọn Theo dõi: để đánh dấu theo dõi hồ sơ CBNV, những hồ sơ CBNV được tính Theo dõi sẽ hiển thị ở màn hình dashboard ngay khi đăng nhập.

2.2.1.2. Quản lý Hợp đồng

• • Thêm mới hợp đồng lao động
• Bước 1: Chọn Quá trình nhân sự (1) ð Chọn Hợp đồng (2)

Thêm mới Hợp đồng lao động

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin hợp đồng chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin hợp đồng sau đó chọn Lưu thông tin để hợp đồng mới cho CBNV được chọn.

Lưu thông tin hợp đồng

• • Chỉnh sửa hợp đồng:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình hợp đồng chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin hợp đồng đã chọn.

Sửa thông tin Hợp đồng lao động

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa hợp đồng sau đó chọn Lưu thông tin để lưu hợp đồng mới chỉnh sửa.
  • In hợp đồng nhân viên:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình hợp đồng chọn tính năng In mẫu (1) để thực hiện in thông tin hợp đồng đã chọn.

In mẫu hợp đồng lao động

• Bước 2: Chọn loại hợp đồng cần in (2), sau đó nhấn nút Thực hiện (3).
• Bước 3: In hợp đồng được chọn

2.2.1.3. Quá trình làm việc

• Thêm mới quá trình điều chuyển/bổ nhiệm

• Bước 1: Chọn Nhân viên cần thêm mới quá trình điều chuyển/bổ nhiệm
• Bước 2: Từ màn hình thông tin nhân sự chọn Thông tin chung ð Chọn Quá trình làm việc.

Thêm mới quá trình làm việc

• Bước 3: Chọn Thêm mới: Hệ thống mở ra màn hình thông tin diễn biến lương chi tiết
• Bước 4: Nhập thông tin quá trình điều chuyển/bổ nhiệm mới của NV, sau đó chọn Lưu thông tin để lưu quá trình vào hồ sơ nhân sự.

Cập nhật thông tin quá trình làm việc

• • Chỉnh sửa Quá trình làm việc:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình làm việc chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin Quá trình làm việc đã chọn.

Sửa thông tin Quá trình làm việc
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa quá trình làm việc sau đó chọn Lưu thông tin để lưu quá trình làm việc mới chỉnh sửa.

• • Xóa quá trình làm việc:
• Bước 1: Chọn một/nhiều quá trình làm viẹc cần xóa trên lưới danh sách Quá trình làm việc

Xóa quá trình làm việc

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa quá trình làm việc được chọn

2.2.1.4. Diễn biến lương

• • Thêm mới diễn biến lương:
• Bước 1: Chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Diễn biến lương (2)

Diễn biến lương

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin diễn biến lương chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin diễn biến lương sau đó chọn Lưu thông tin để lưu diễn biến lương mới cho CBNV được chọn.

Thông tin Diễn biến lương

• • Chỉnh sửa diễn biến lương:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình diễn biến lương chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin diễn biến lương đã chọn.

Sửa thông tin Diễn biến lương
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa diễn biến lương sau đó chọn Lưu thông tin để lưu diễn biến lương mới chỉnh sửa.

Cập nhật thông tin Diễn biến lương

• • Xóa diễn biến lương:
• Bước 1: Chọn một/nhiều diễn biến lương cần xóa trên lưới danh sách Diễn biến lương (1)

Xóa quá trình Diễn biến lương

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa diễn biến lương được chọn

2.2.1.5. Quá trình đào tạo

• • Thêm mới Quá trình đào tạo:
• Bước 1: Chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Đào tạo (2)

Quá trình đào tạo

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin Đào tạo chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin Đào tạo sau đó chọn Lưu thông tin để lưu Quá trình đào tạo mới mới cho CBNV được chọn.

Thông tin Đào tạo

• • Chỉnh sửa Quá trình đào tạo:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình Đào tạo chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin Đào tạo đã chọn.

Sửa thông tin Diễn biến lương
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa Đào tạo sau đó chọn Lưu thông tin để lưu Đào tạo mới chỉnh sửa.

• • Xóa Quá trình đào tạo:
• Bước 1: Chọn một/nhiều Quá trình đào tạo cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa quá trình đào tạo

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa quá trình đào tạo được chọn

Lưu ý: Ngoài việc thêm mới tại hồ sơ nhân sự thì các quá trình đào tạo được cập nhật từ bên phân hệ Đào tạo.

Chuyển kết quả đào tạo sang HSNS

2.2.1.6. Quản lý File/Scan Hồ sơ

• • Thêm mới file scan:
• Bước 1: Chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Quản lý file/scan hồ sơ (2)

• Bước 2: Chọn Chọn file (3) hoặc kéo file cần quản lý vào vùng Kéo file vào đây (4): Hệ thống sẽ tự động lưu file vào danh sách.
  • Xóa File:
• Bước 1: Chọn một/nhiều file cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa file

• Bước 2: Nhấn nút Xóa File/Hồ sơ (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa file được chọn

2.2.1.7. Hoàn thiện Hồ sơ thủ tục

• • Cập nhật trạng thái Hồ sơ thủ tục:
• Bước 1: Chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Hoàn thiện hồ sơ thủ tục (2)

• Bước 2: Chọn Sửa (3) để cập nhật trạng thái hồ sơ thủ tục của CBNV.
• Bước 3: Chọn Lưu để cập nhật trạng thái hồ sơ thủ tục

Lưu hồ sơ thủ tục

2.2.1.8. Nghỉ phép

• • Thêm mới Đăng ký nghỉ:
• Bước 1: Quá trình nhân sự (1) ð Chọn Nghỉ phép (2)

Đăng ký nghỉ

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin Đăng ký nghỉ.
• Bước 3: Nhập thông tin Đăng ký nghỉ sau đó chọn Lưu thông tin

2.2.1.9. Kinh nghiệm làm việc

• • Thêm mới Kinh nghiệm làm việc:
• Bước 1: Chọn Quá trình nhân sự (1) ð Chọn Kinh nghiệm làm việc (2)

Kinh nghiệm làm việc

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình Kinh nghiệm làm việc.
• Bước 3: Nhập thông tin Kinh nghiệm làm việc sau đó chọn Lưu thông tin để lưu Kinh nghiệm làm việc mới cho CBNV được chọn.
  • Chỉnh sửa thông tin Kinh nghiệm làm việc:
• Bước 1: Từ màn hình Kinh nghiệm làm việc chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin Kinh nghiệm làm việc đã chọn.

Sửa thông tin Kinh nghiệm làm việc
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông tinh Kinh nghiệm làm việc mới chỉnh sửa.

Cập nhật thông tin Kinh nghiệm làm việc

• • Xóa thông tin Kinh nghiệm làm việc:
• Bước 1: Chọn một/nhiều thông tin cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa thông tin Kinh nghiệm làm việc

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa Kinh nghiệm làm việc được chọn

2.2.1.10. Nghỉ thai sản

• • Thêm mới Quá trình nghỉ thai sản:
• Bước 1: Chọn Quá trình nhân sự (1) ð Chọn Thai sản (2)

Quá trình nghỉ thai sản

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin nghỉ thai sản chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin thai sản sau đó chọn Lưu thông tin để lưu Quá trình nghỉ thai sản mới cho CBNV được chọn.
  • Chỉnh sửa thông tin nghỉ thai sản:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình nghỉ thai sản chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin nghỉ thai sản đã chọn.

Sửa thông tin nghỉ thai sản
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông tin nghỉ thai sản mới chỉnh sửa.
  • Xóa Quá trình nghỉ thai sản:
• Bước 1: Chọn một/nhiều Quá trình nghỉ thai sản cần xóa trên lưới danh sách (1)

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa quá trình nghỉ thai sản được chọn

2.2.1.11. Quá trình Khen thưởng (Khen thưởng cá nhân)

• • Thêm mới Quá trình Khen thưởng:
• Bước 1: Chọn Quá trình nhân sự (1) ð Chọn Khen thưởng (2)

Quá trình Khen thưởng

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin Khen thưởng chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin Khen thưởng sau đó chọn Lưu thông tin để lưu Quá trình Khen thưởng mới cho CBNV được chọn.

• Nếu chọn Chi trả vào lương: Hệ thống sẽ cộng số tiền được khen thưởng vào bảng lương
• Nếu chọn Khấu trừ thuế: Trên bảng lương hệ thống sẽ cộng khoản tiền được khen thưởng vào thu nhập chịu thuế
• Kỳ lương chi trả: Hệ thống sẽ cộng số tiền khen thưởng vào kỳ lương của tháng được chọn.
  • Chỉnh sửa Quá trình Khen thưởng:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình Khen thưởng chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin Khen thưởng đã chọn.

Sửa thông tin Khen thưởng
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa Khen thưởng sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông tin Khen thưởng mới chỉnh sửa.

• • Xóa Quá trình Khen thưởng:
• Bước 1: Chọn một/nhiều thông tin Khen thưởng cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa quá trình Khen thưởng

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa thông tin Khen thưởng được chọn

2.2.1.12. Quá trình Kỷ luật

• • Thêm mới Quá trình Kỷ luật:
• Bước 1: Chọn Quá trình nhân sự (1) ð Chọn Kỷ luật(2)

Quá trình Kỷ luật

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin Kỷ luật chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin Kỷ luật sau đó chọn Lưu thông tin để lưu Quá trình Kỷ luật mới cho CBNV được chọn.

• Nếu chọn Trừ trả vào lương Hệ thống sẽ trừ số tiền vào bảng lương
• Kỳ lương khấu trừ Hệ thống sẽ trừ số tiền kỷ luật vào kỳ lương của tháng được chọn.
  • Chỉnh sửa Quá trình Kỷ luật:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình Kỷ luật chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin Kỷ luật đã chọn.

Sửa thông tin Kỷ luật
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa Kỷ luật sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông tin Kỷ luật mới chỉnh sửa
  • Xóa Quá trình Kỷ luật:
• Bước 1: Chọn một/nhiều thông tin Kỷ luật cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa quá trình Kỷ luật

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa thông tin Kỷ luật được chọn

2.2.1.13. Quá trình đóng Bảo hiểm

• • Thêm mới Quá trình đóng bảo hiểm:
• Bước 1: Chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Bảo hiểm (2)

Quá trình đóng bảo hiểm

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin đóng bảo hiểm chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin bảo hiểm sau đó chọn Lưu thông tin để lưu Quá trình đóng bảo hiểm mới cho CBNV được chọn.

• • Chỉnh sửa Quá trình đóng bảo hiểm:
• Bước 1: Từ màn hình Quá trình bảo hiểm chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin bảo hiểm đã chọn.

Sửa thông tin đóng Bảo hiểm
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa bảo hiểm sau đó chọn Lưu thông tin để lưu đóng bảo hiểm mới chỉnh sửa.

• • Xóa Quá trình đóng Bảo hiểm:
• Bước 1: Chọn một/nhiều Quá trình đóng bảo hiểm cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa quá trình bảo hiểm

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa quá trình Bảo hiểm được chọn

2.2.1.14. Quan hệ nhân thân

• • Thêm mới Quan hệ nhân thân:
• Bước 1: Chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Quan hệ nhân thân (2)

Quan hệ nhân thân

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin Quan hệ nhân thân chi tiết.
• Bước 3: Nhập thông tin Đào tạo sau đó chọn Lưu thông tin (1) để lưu Quan hệ nhân thân mới cho CBNV được chọn

Lưu ý:

• Các trường Thuộc diện giảm trừ gia cảnh, Tháng bắt đầu giảm trừ, Tháng kết thúc giảm trừ: là căn cứ để hệ thống tính giảm trừ người phụ thuộc trong bảng lương
• Trường Vợ chồng cùng công ty: gán nhân viên trong công ty là vợ/chồng của nhân sự đang khai báo
  • Chỉnh sửa Quan hệ nhân thân:
• Bước 1: Từ màn hình Quan hệ nhân thân chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin đã chọn.

Sửa thông tin Quan hệ nhân thân
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa thông tin nhân sự sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông tin mới chỉnh sửa.
  • Xóa Quan hệ nhân thân:
• Bước 1: Chọn một/nhiều nhân thân cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa Quan hệ nhân thân

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa quá trình đào tạo được chọn

2.2.1.15. Thông tin chủ hộ khẩu

• Bước 1: Chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Thông tin chủ hộ khẩu (2)
• Bước 2: Cập nhật các thông tin của chủ hộ khẩu và chọn Lưu thông tin (3)

2.2.1.16. Nhân viên nghỉ việc

• Bước 1: Chọn Nhân viên cần cho thêm quá trình nghỉ việc
• Bước 2: Từ màn hình thông tin nhân sự chọn Thông tin chung (1) ð Chọn Nhân viên nghỉ việc (2).

Quá trình nghỉ việc của nhân viên

• Bước 3: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình thông tin quyết định nghỉ việc chi tiết
• Bước 4: Nhập thông tin quá trình nghỉ việc của NV, sau đó chọn Lưu thông tin để lưu quá trình vào hồ sơ nhân sự.

2.2.1.17. Quá trình Kiêm nhiệm

• • Thêm mới Quá trình kiêm nhiệm:
• Bước 1: Chọn Quá trình khác (1) ð Chọn Kiêm nhiệm (2)

Kiêm nhiệm

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình Kiêm nhiệm.
• Bước 3: Nhập thông tin Kiêm nhiệm sau đó chọn Lưu thông tin để lưu quá trình kiêm nhiệm mới cho CBNV được chọn.
  • Chỉnh sửa thông tin Kiêm nhiệm:
• Bước 1: Từ màn hình Kiêm nhiệm chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin quá trình kiêm nhiệm đã chọn.

Sửa thông tin Kiêm nhiệm
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông quá trình kiêm nhiệm mới chỉnh sửa.

Cập nhật thông tin Kiêm nghiệm

• • Xóa thông tin Kiêm nhiệm:
• Bước 1: Chọn một/nhiều thông tin cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa thông tin Kiêm nhiệm

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa quá trình kiêm nhiệm được chọn

2.2.1.18. Quá trình Công tác

• • Thêm mới quá trình Công tác:
• Bước 1: Chọn Quá trình khác (1) ð Chọn Công tác (2)

Quá trình công tác

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình đăng ký quá trình công tác.
• Bước 3: Nhập thông tin quá trình công tác sau đó chọn Lưu thông tin để lưu đăng ký công tác mới cho CBNV được chọn.

• • Chỉnh sửa thông tin đăng ký Công tácc:
• Bước 1: Từ màn hình Công tác chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin đăng ký công tác đã chọn.

Sửa thông tin Kinh nghiệm làm việc
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông tinh quá trình đăng ký công tác mới chỉnh sửa.
  • Xóa thông tin Đăng ký công tác:
• Bước 1: Chọn một/nhiều thông tin cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa thông tin đăng ký công tác

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa đăng ký công tác được chọn

2.2.1.19. Quá trình Khen thưởng con

• • Thêm mới Khen thưởng con:
• Bước 1: Chọn Quá trình khác (1) ð Chọn Khen thưởng con (2)

Khen thưởng con

• Bước 2: Chọn Thêm mới (3): Hệ thống mở ra màn hình Khen thưởng con.
• Bước 3: Nhập thông tin Khen thưởng con sau đó chọn Lưu thông tin để lưu quá trình khen thưởng con mới cho CBNV được chọn.

• • Chỉnh sửa thông tin Khen thưởng con:
• Bước 1: Từ màn hình Khen thưởng con chọn tính năng Sửa để thực hiện sửa thông tin.

Sửa thông tin Khen thưởng con
 

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa sau đó chọn Lưu thông tin để lưu thông Khen thưởng con mới chỉnh sửa.

• • Xóa thông tin Khen thưởng con:
• Bước 1: Chọn một/nhiều thông tin cần xóa trên lưới danh sách (1)

Xóa thông tin Khen thưởng con

• Bước 2: Nhấn nút Xóa quá trình (2) trên thanh công cụ
• Bước 3: Nhấn chọn Đồng ý (3) để xóa Khen thưởng con được chọn

2.2.1.20. Quá trình Khen thưởng tập thể

• • Thêm mới Quá trình Khen thưởng tập thể:
• Bước 1: Tại màn hình chính, Chọn Quá trình khen thưởng tập thể

Quá trình khen thưởng tập thể

• Bước 2: Chọn Thêm mới: Hệ thống mở ra màn hình thông tin Khen thưởng chi tiết.

• Bước 3: Nhập thông tin Khen thưởng sau đó chọn Update để lưu Quá trình Khen thưởng tập thể được chọn

• • Sửa quá trình Khen thưởng tập thể
• Bước 1: Chọn Edit để sửa thông tin Quá trình Khen thưởng tập thể

Sửa quá trình Khen thưởng tập thể

• Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa của quá trình Khen thưởng tập thể, và chọn Update để lưu thông tin chỉnh sửa

• • Xóa quá trình Khen thưởng tập thể

Chọn Delete ð OK để xóa quá trình Khen thưởng tập thể cần xóa

Xóa khen thưởng tập thể

• 1. 2. Quản lý phép năm
        3. Mục đích, ý nghĩa
• Tính và theo dõi phép năm của CBNV trong công ty.
  1. 1. 4. Thao tác thực hiện
• Đường dẫn: Nhân sự ð Quản lý phép năm

Quản lý phép năm

1. Hiển thị phép năm.

• Mở màn hình tính năng ð Chọn đơn vị ð Chọn Lọc dữ liệu (Filter)

Hiển thị phép năm

2. Tính phép năm.

• Mở màn hình tính năng ð Chọn đơn vị (1) ð Chọn thời điểm cần tính phép (2) ð Chọn Tính phép năm (3) (Recaculate leave days)

Màn hình tính phép

1. 1. 3.  Biến động Tăng/Giảm BHXH

2.2.3.1. Mục đích, ý nghĩa

• Tăng mới: NLĐ chưa tham gia BHXH tại đơn vị và được ký HĐLĐ chính thức
• Tăng mức đóng: NLĐ được tăng mức đóng BHXH
• Tăng lại sau nghỉ dài ngày: NLĐ đi làm đủ công (nghỉ không lương dưới 14 ngày trong tháng) sau khi vừa giảm do nghỉ dài ngày
• Tăng lại sau thai sản: NLĐ đi làm lại sau thai sản
• Giảm hẳn: NLĐ nghỉ việc
• Giảm mức đóng: NLĐ giảm mức đóng BHXH
• Giảm do nghỉ dài ngày: NLĐ nghỉ không lương trong tháng từ 14 ngày trở lên
• Giảm thai sản: NLĐ nghỉ thai sản trong tháng trước ngày 16

2.2.3.2. Thao tác thực hiện

Đường dẫn: Nhân sự ð Biến động Tăng/Giảm
Biến động Tăng/Giảm BHXH

• Bước 1: Lọc biến động bảo hiểm trong tháng: Chọn các thông tin trong bộ lọc (1) ð Sau đó ấn Lọc dữ liệu (2) để lọc danh sách các biến động tương ứng với bộ lọc

Lọc thông tin biến động BHXH
Các loại biến động  trên phần mềm:

• Tất cả: tất cả biến động
• Tăng mới: nhân sự mới đi làm, chưa có quá trình đóng BHXH nào
• Tăng đi làm lại: tăng sau thời gian nhân sự nghỉ dài ngày
• Tăng mức đóng: tăng khi lương đóng BHXH tăng
• Giảm hẳn: giảm do nghỉ việc
• Giảm nghỉ không lương: giảm nghỉ không lương dài ngày
• Giảm do nghỉ ốm dài ngày: giảm do nghỉ ốm dài ngày
• Giảm nghỉ thai sản: giảm do nghỉ thai sản
• Giảm mức đóng: giảm khi lương đóng BHXH giảm

Các loại biến động

• Bước 2: Thực hiện biến động Tăng/Giảm BHXH:

• Chọn 1 hoặc nhiều biến động (1)  ð Thực hiện lựa chọn (2) để thực hiện xác nhận những biến động đã được tích chọn
• Chọn Thực hiện tất cả (3) là để xác nhận thực hiện tất cả các biến động hiển thị tại màn hình danh sách

Thực hiện biến động BHXH
Sau khi thực hiện xong, một biến động BHXH sẽ được tạo trong “Quá trình BHXH” tại Hồ sơ nhân sự của người lao động

• 3. Phân hệ Tuyển dụng
     1. Đề xuất tuyển dụng
• Mục đích: Trưởng bộ phận có phát sinh nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự sẽ vào phần mềm để tạo đề xuất
• Trưởng bộ phận hoặc cán bộ nhân sự vào chức năng TUYỂN DỤNG/ Đề xuất tuyển dụng.

• Phần mềm hiện sẵn danh sách các yêu cầu tuyển dụng đã tạo dựa theo phân quyền của người dùng thực tế. Điền các điều kiện lọc (phần màn hình bên trái) và xem dữ liệu ở màn hình bên phải.

• Nhấn vào tên của các vị trí để xem được thông tin chi tiết.

• Để tạo mới một Đề xuất tuyển dụng, nhấn vào ô Thêm mới đề xuất. Điền các thông tin trên giao diện hiển thị.

• Sau khi hoàn tất, có thể chọn Lưu thông tin ( Chỉ lưu chưa gửi duyệt) hoặc Lưu & Gửi Duyệt.
• Có thể in một số biểu mẫu hoặc bài đăng có liên quan đến nhu cầu vừa khởi tạo.

1. 1. 2. Duyệt đề xuất

• Sau khi tạo Đề xuất tuyển dụng, nếu nhấn Lưu & Gửi Duyệt, phần mềm sẽ gửi đến những cấp quản lý để phê duyệt nhu cầu.
• Người duyệt sẽ nhận được thông tin trên Email và phần mềm với cùng nội dung. Và họ đều có thể duyệt được ở trên cả 2 phương tiện trên.

• Các cấp duyệt lần lượt theo thiết lập hệ thống. Nếu đồng ý, yêu cầu duyệt sẽ chuyển lên cấp tiếp theo. Nếu từ chối, phần mềm sẽ phản hồi về email để thông báo cho người tạo đề xuất biết

2.3.3. Tạo đợt tuyển dụng

• Cán bộ nhân sự vào chức năng Đề xuất tuyển dụng để xem được các Đề xuất đã tạo và trạng thái tương ứng của các đề xuất.

• Tại cột Trạng thái sẽ thể hiện trạng thái và hành động tiếp theo để xử lý đề xuất tuyển dụng.
• Các Đề xuất tuyển dụng đã được phê duyệt (được tất cả các cấp duyệt Đồng ý), ở cột trạng thái hiện sẽ hiện Đã duyệt và nút hình dấu + . Cán bộ nhân sự  nhấn nút dấu + để tạo Đợt tuyển dụng tuyển người theo nhu cầu.

• Trong giao hiện thêm mới Đợt tuyển dụng, cán bộ nhân sự điền các thông tin cần thiết. Phần lớn các thông tin đã được kế thừa từ đề xuất gốc. Người dùng điền hoặc điều chỉnh các thông tin để phù hợp với thực tế.

• Các thông tin cần chú ý:

• Tên đợt tuyển dụng
• Trạng thái
• Ngày kết thúc
• Ngày dự kiến đi làm
• Địa điểm phỏng vấn
• Người phụ trách
• File đính kèm (nếu có)

• Sau khi hoàn thiện các thông tin, nhấn Tạo tuyển dụng. Đợt tuyển dụng vừa tạo sẽ hiện trong chức năng TUYỂN DỤNG/ Đợt tuyển dụng theo trạng thái tương ứng.
• Nhu cầu tuyển dụng đã dược tạo đợt tuyển cũng sẽ chuyển sang trạng thái Đang tuyển. Hành động đi kèm ở ô Trạng thái là mở đợt tuyển dụng đã tạo.

2.3.4. Thiết lập đợt tuyển dụng

• Người dùng xem và thực hiện các thao các liên quan đến đợt tuyển dụng bằng cách vào chức năng TUYỂN DỤNG/ Đợt tuyển dụng
• Chọn Đợt tuyển dụng cần thao tác từ danh sách ở bên Trái

1. Thông tin tổng quan

• Sau khi nhấn vào đợt tuyển dụng, phần mềm sẽ hiện giao diện thông tin tổng quan.
• Các thông tin hiển thị chính bao gồm:

• Trạng thái, tiến độ tuyển dụng
• Bảng số ứng viên tại các vòng: Ở mỗi vòng sẽ hiện tỷ lệ ứng viên đang ở vòng/ tổng số ứng viên đã tham gia vòng
• Bảng ứng viên tiềm năng
• Biểu đồ tình tình tuyển dụng

2. Thay đổi thông tin đợt tuyển dụng

• Cán bộ tuyển dụng nhấn nút Thông tin để xem và điều chỉnh thông tin của đợt tuyển dụng. Sau khi hoàn tất thì nhấn Lưu thông tin.
• Có thể in các biểu mẫu từ Đợt tuyển dụng

3. Thiết lập vòng thi

• Cán bộ tuyển dụng nhấn nút Thiết lập vòng thi
• Thiết lập các vòng thi

• Thiết lập môn thi (tiêu chí) trong từng vòng

• Thiết lập người chấm điểm ( Giám khảo)

• Phần này nếu có mặc định 1 công thức chung cho 1 vị trí công việc thì có thể thiết lập trước để thông tin vòng thi hiện theo vị trí tuyển dụng. Cán bộ tuyển dụng có thể sử dụng luôn hoặc vào điều chỉnh lại để phù hợp với đợt tuyển thực tế

4. Lịch phỏng vấn

5. Chi phí tuyển dụng

• Chọn nút Chi phí

• Nhấn Thêm mới để điền thêm các khoản phí phát sinh trong đợt tuyển dụng

• Có thể sửa các khoản phí đã nhập vào.

2.3.5. Ứng viên

• Ứng viên là thành phần quan trọng nhất quyết định chất lượng, hiệu quả của đợt tuyển dụng
• Ứng viên là nhân tố bên ngoài hệ thống nên cán bộ nhân sự cần phải đưa ứng viên vào hệ thống để thực hiện các thao tác của đợt tuyển dụng
• Có 3 cách đưa dữ liệu ứng viên vào hệ thống phần mềm nhân sự

1. Email inbox

• Cán bộ tuyển dụng vào chức năng TUYỂN DỤNG/ Inbox

• Nhấn Receive Emails để tiến hành tải các email ở hộp thư đến của email tuyển dụng về.
• Email tuyển dụng được thiết lập ở chức năng QUẢN TRỊ/ Công cụ quản trị/ Email server
• Hệ thống sẽ tải các email về và sắp xếp theo các nguồn hồ sơ ở phần trang bên trái màn hình

• Khi nhấn vào nguồn hồ sơ cần xem, phần mềm hiện các thẻ email tải về được. Nhấn vào Preview & Save để xem thông tin cho tiết của email và cv ứng viên
• Tại giao diện Preview & Save, phần mềm chia thành 2 bên: Phía trái hiện các trường thông tin của phần mềm. Phía phải hiện thông tin của Email đọc được. Cán bộ tuyển dụng điền các thông tin còn thiếu để hoàn thiện hồ sơ ứng viên ( xem CV ở bên phải và điền vào bên trái)

• Có thể chọn luôn đợt tuyển dụng nếu Hồ sơ ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu của tuyển dụng

• Cập nhật thông tin để chuyển ứng viên vào Danh sách ứng viên.

2. Import ứng viên

• Chức năng Import ứng viên sử dụng khi có thí sinh gửi CV tới công ty.
• Từ File CV này, tiến hành import lên để lấy thông tin thí sinh vào hệ thống
• Người dùng chọn chức năng TUYỂN DỤNG/ Import PDF

• Chọn các file CV PDF cần import (Có thể import file dạng .doc, .docx, .pdf )
• Xử lý Cv
• Phần mềm hiện các CV có thể đọc được

• Nhấn vào các CV để xem và hoàn thiện các thông tin cho ứng viên. Xem thông tin ở bên phải và điền điền thông tin vào bên trái.

• Có thể chọn luôn đợt tuyển dụng để gán ứng viên vào. Sau khi đã hoàn thiện các thông tin, nhấn Lưu thông tin.

3. Nhập thủ công

• Cán bộ tuyển dụng vào chức năng TUYỂN DỤNG/ Danh sách ứng viên
• Toàn bộ ứng viên của hệ thống sẽ được hiển thị theo các tiêu chí tìm kiếm tương ứng.

• Nhấn vào tên của thí sinh để xem thông tin chi tiết.

• Khi cần thêm mới, nhấn nút Thêm mới ở góc trên của danh sách ứng viên. Điền các thông tin vào giao diện.

2.3.6. Chuyển ứng viên vào đợt tuyển dụng

• Chọn đợt tuyển dụng tại màn hình xem chi tiết ứng viên: cách này chuyển cho từng ứng viên và do cán bộ nhân sự đã xem thông tin CV nên ứng viên chuyển vào đợt sẽ ở ngay trạng thái đã duyệt

• Chọn nhiều ứng viên: Cán bộ tuyển dụng tich chọn nhiều ứng viên, xong nhấn chức năng chuyển đợt tuyển dụng và chọn đợt để chuyển ứng viên vào. Sử dụng hình thức này, khi ứng viên vào đợt sẽ ở trạng thái ứng viên mới.

2.3.7. Duyệt ứng viên.

• Cán bộ tuyển dụng vào chức năng Đợt tuyển dụng. Nhấn nhóm Ứng viên mới để xem các ứng viên mới được chuyển vào đợt đang tuyển.
• Ở bước này, cần rà soát lại hồ sơ ứng viên để sơ lọc lại một lần nữa.
• Những ứng viên sau rà soát đạt yêu cầu sẽ được chuyển sang trạng thái đã duyệt. Chọn các ứng viên đạt, nhấn Duyệt hồ sơ.

• Tiếp tục từ danh sách Đã duyệt, cán bộ tuyển dụng liên hệ, hẹn lịch thi, lịch phỏng vấn với ứng viên và cập nhật lên phần mềm. Điền lịch phỏng vấn cho ứng viên rồi nhấn Lưu lịch phỏng vấn

• Với các ứng viên đã chốt được lịch phỏng vấn, cán bộ tuyển dụng tích chọn rồi nhấn Duyệt chuyển vòng 1.

• Cán bộ tuyển dụng gửi thư mời phỏng vấn đến ứng viên.

2.3.8. Phỏng vấn/ thi tuyển

• Sau khi chuyển ứng viên vào vòng thi, tới ngày phỏng vấn, giám khảo vào chức năng TUYỂN DỤNG/ Phỏng vấn để thực hiện phỏng vấn ứng viên.
• Giám khảo chọn đợt tuyển dụng, chọn ngày và chọn ứng viên.

• Điền kết quả chấm điểm theo các tiêu chí đã thiết lập cho vòng thi. Điền nhận xét cho từng tiêu chí (nếu có). Sau khi phỏng vấn xong cho 1 ứng viên, chọn Lưu & chuyển thí sinh khác.

• Giám khảo xem thông in Cv ứng viên ở màn hình bên phải. Có thể cập nhật thêm thông tin vào hồ sơ ứng viên. Điền xong và nhấn Cập nhật thông tin
• Sau khi các giám khảo đã chấm điểm, giám khảo có quyền chuyển vòng sẽ vào vòng thi tương ứng trong đợt tuyển dụng để xem tổng hợp kết quả chấm điểm của tất cả các giám khảo.

• Nếu có thiết lập mức điểm đạt, người dùng nhấn dấu Tích  để phần mềm xác định các thí sinh trên mức điểm đạt và chuyển những người này sang vòng thi tiếp hoặc vòng thỏa thuận,

• Ngoài ra, còn một số lựa chọn chuyển thí sinh khác như: chuyển vòng trước, loại,…

• Cán bộ tuyển dụng gửi email tới ứng viên thông báo kết quả thi tuyển, phỏng vấn.

2.3.9. Offer/ Thỏa thuận

• Những ứng viên đã qua hết các vòng thi tuyển, sẽ được cán bộ tuyển dụng hoặc giám khảo có quyền chuyển vòng cuối chuyển sang vòng Offer để thỏa thuận tuyển dụng
• Nhấn vào nút Offer ứng với từng dòng ứng viên. Điền các thông tin offer vào giao diện hiển thị

• Chú ý chọn trạng thái đúng của Offer để có thể dễ dàng phân loại và thỏa thuận với ứng viên

• Sau khi thỏa thuận hoàn tất, cập nhật trạng thái Offer thành công. Và chuyển sang vòng Tuyển dụng
• Tích chọn nhân viên, chọn chuyển tuyển dụng.

2.3.10. Tuyển dụng

• Các ứng viên đã chuyển sang vòng tuyển dụng này coi như đã được ghi nhận và xác định hiệu quả, tiến độ của Đợt tuyển dụng.
• Khi ứng viên tới nhận việc hoặc trước đó, cán bộ nhân sự chuyển hồ sơ ứng viên từ vòng Tuyển dụng thành hồ sơ nhân viên.

• Gửi thông tin thông báo tới ứng viên và các bộ phận (nếu có)
• Công việc tuyển dụng đến đây là hoàn tất.

2.3.11. Loại ứng viên

• Các ứng viên không thỏa mãn điều kiện của các vòng tuyển dụng sẽ được chuyển vào danh sách loại. Để tránh nhầm những người đã sàng lọc không qua vòng và những ứng viên được chuyển vào sau.

• Cán bộ nhân sự tich chọn ứng viên, rồi chọn chuyển sang Loại ứng viên

1. 4. Phân hệ Đào tạo

2.4.1. Kế hoạch đào tạo

• Thời điểm cuối năm trước (hoặc đầu năm) phòng đào tạo phải xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo.
• Cán bộ đào tạo nhấn Thêm mới để tạo mới mới một kế hoạch. Điền các thông tin lên giao diện hiển thị.

• Các kế hoạch cần càng chi tiết càng tốt. Nhưng nếu chưa có đủ dữ liệu thì có thể tạm thời để trống và nhập bổ sung sau.
• Các kế hoạch cũng có thể phát sinh trong quá trình vận hành. Bất cứ khi nào có kế hoạch mới thì cần thêm lên phần mềm.

• Nhấn vào sửa để xem và bổ sung, chỉnh sửa dữ liệu cho các kế hoạch đã tạo

2.4.2. Chương trình đào tạo

• Chương trình đào tạo là các danh mục được xây dựng sẵn theo các nhóm nội dung.
• Cán bộ đào tạo vào chức năng ĐÀO TẠO/ Chương trình đào tạo.

• Nhấn Thêm mới để thêm chương trình.

• Nhấn Sửa để điều chỉnh thông tin của chương trình đã tạo

2.4.3. Tiêu chí đánh giá đào tạo

• Tiêu chí đánh giá là các hạng mục để sau quá trình đào tạo, các cán bộ nhân viên có thể đánh giá chất lượng giảng dạy, đào tạo, tổ chức.

• Nhấn Thêm mới và điền các thông tin của tiêu chí

• Nếu cần sửa, nhấn nút Sửa ở đầu dòng của mỗi tiêu chí
• Nếu muốn xóa, tích chọn các tiêu chí rồi nhấn nút Xóa trên góc màn hình
• Thông thường, OOS sẽ import dữ liệu đánh giá ban đầu. Các anh chị phòng đào tạo chỉ cần chỉnh sửa hoặc thêm các tiêu chí mới khi có phát sinh thôi.

2.4.4. Bộ câu hỏi trắc nghiệm

• Tương tư các tiêu chí đánh giá, bộ câu hỏi trắc nghiệm cũng được xây dựng trước, để khi vào khóa đào tạo, các cán bộ nhân viên có thể nhấn chọn và làm bài trắc nghiệm được luôn
• Giao diện bộ câu hỏi trắc nghiệm bao gồm 2 phần: Phần thông tin bộ câu hỏi và phần thông tin chi tiết từng câu hỏi trong bộ.
• Nhấn thêm mới để tạo mới bộ hoặc câu hỏi
• Nhấn sửa để vào điều chỉnh, bổ sung dữ liệu
• Nếu cần xóa, tích chọn các nội dung cần xóa rồi nhấn nút Xóa tương ứng từng màn hình

2.4.5. Nhu cầu đào tạo

• Sau khi đã thiết lập xong hết các công tin đầu vào, quy trình đào tạo sẽ bắt nguồn từ Nhu cầu đào tạo
• Các trưởng bộ phận, khối có nhu cầu đào tạo thêm kỹ năng cho nhân viên trong bộ phận mình thì sẽ tạp Nhu  cầu dào tạo trên phần mềm
• Trưởng bộ phận vào chức nưng Đào tạo/Quản lý nhu cầu đào tạo