Nội dung cuộc họp ERP 2022

I.  Vấn đề của bộ phận sản xuất trên ERP

1. Chức năng báo cáo tiến dộ sản xuất: Lọc theo đúng PX, và không hiện đầy đủ

VD: Chọn PX thuốc viên nhưng SP tất cả các phân xưởng hiện ra.
-> Trả lời: Là do Users chưa chọn đúng bộ lọc ( chú ý chọn All sản phẩm nếu muốn lọc All theo phân xưởng).
Chế độ lọc có nhiều lựa chọn. Nếu đưa vào thông tin lọc càng nhiều thì báo cáo ra càng chi tiết và loại bỏ các thông tin không cần thiết. ví dụ NUO05 lô 0222
Thông tin lọc:

Kết quả: ( Tải về )


Tại sao báo cáo các công đoạn lại : " Đang sử lý " là vì px chưa duyệt công đoạn


 

2. Báo cáo chi tiết sản xuất: Lọc theo từng trường, chưa lấy được bảng dữ liệu

VD: Chọn PX viên nén – Thiết bị hiện ra cả thiết bị của PX khác

-> Chọn điều kiện lọc cho báo cáo đầy đủ thông tin muốn giới hạn . Ví dụ NUO05 lô 0222 ( từ ngày 01.03 – 06.04 )


Kết quả: ( Tải về )


3.Quá trình nhập công đoạn sản xuất tại PX đang mất nhiều thời gian

       
            Để thuận tiện và theo đúng thực tế khi chuyển công đoạn chỉ cần ĐBCL duyệt là chuyển qua công đoạn sau.
           Hệ thống phiếu KN có thể đi riêng
-> Trả lời: Cuộc họp đã thống nhất ( QLCL & PX , GĐ ) Bỏ điều kiện bắt buộc có phiếu kiểm nghiêm đối với các công đoạn.
IT sẽ trình vấn đề này để GESO lập trình lại chỗ này. Loại bỏ đi điều kiện phải có phiếu kiểm nghiệm.

4 Giao diện tiêu hao nguyên liệu sau khi đã chọn theo bộ phận và chốt chuyển tiêu hao 1 sản phẩm xong lại chuyển về giao diện ban đầu .
VD; Chốt tiêu hoa nguyên liệu Methorphan lô 4022 sau khi chốt hệ thống lại quay lại ban đầu và phải tiếp tục chon phân xưởng và chốt tiêu hao sản phẩm khác
-> Đây là cơ chế hoạt động bình thường của trình duyệt nói chung. IT sẽ gửi kiến nghị để GESO có giải pháp tốt hơn.

5.Các công đoạn sản xuất nội tại trong phân xưởng nếu dữ liệu nhập sai PX và được phát hiện ngay tại phân xưởng thì  phải có chức năng gỡ và nhập lại
-> Tùy theo công đoạn đó có YCLM kiểm nghiệm hay không?.
+ Nếu có thì không thể vì có liên quan tới QLCL và kho vì đã chốt chuyển YCLM
+ Nếu không thì có thể hủy được với quyền của users quản cấp cao từ quản đốc trở lên ( hướng dẫn chi tiết tại đây )
6 Dữ liệu sai ở công đoạn nào thì nên gỡ tại công đoạn đó
-> Như câu 5.

II. Vấn để của phòng KH đưa ra. 
( Ngoài các vấn đề đã trả lời trong email 24.3.2022 )
1. Việc khai định tính khi chưa lập trình được được module phiếu định tính  thì cần cải tiến để cho phép khai dữ liệu nhiều thùng (bao) 1 lần, hiện đang phải khai từng thùng. 
-> Trả lời: Trong cuộc họp đã thống nhất lập trình module ĐỊNH TÍNH 
2. Việc khai hàm ẩm, hàm lượng theo IT thông báo đã có chức năng trên ERP, đề nghị QLCL thực hiện khai báo để link dữ liệu vào kho.
-> Trả lời: Hiện tại một số nguyên liệu đã dc QLCL đưa ra dữ liệu nền. Cần kiểm tra lại.
3. Vấn đề phân quyền các bộ phận để không bị xóa, sửa nhầm hay tác động vào số liệu kho cần review lại cho các bộ phận cùng nắm được.
-> Trả lời: Đã lập trình lại và phân quyền chuẩn, không còn bị nữa .
4. Quy trình thực hiện nhập vật tư, xuất thành phẩm đang thực hiện qua rất nhiều khâu, nhiều người trung gian. Giải pháp hiện nay là lập ra nhiều nhóm zalo để giục nhau. Tuy nhiên, đây không phải là biện pháp giải quyết căn cơ. Vấn đề này cần được thảo luận và đưa ra phương án tối ưu hơn.
-> Trả lời : Đây là vấn đề phối hợp giữa các bộ phận. Cần có sự gắn kết hơn
5. Qua 2 đợt đối chiếu kho tháng 3 và tháng 4, phòng KH&CUVT đều phát hiện có sự sai, lỗi các báo cáo xuất- nhập-tồn, khiến việc đối chiếu bị chậm trễ, và không có độ tin tưởng đối với các báo cáo tồn kho trên ERP, đề nghị báo cáo nguyên nhân và giải pháp cho các lỗi này.
-> Trả lời: Do lỗi từ thao tác khi khóa sổ ERP, tìm ra nguyên nhân là: " Đang lẽ ra khi mở khóa sổ phải mở hết nhưng lại chỉ mở tháng 4 . Giờ mở ra hết khóa sổ lại là được "

III. VẤN ĐỀ CHUNG 

1. Vấn đề đồng bộ thông tin hóa đơn mua hàng từ bên TRA về bên HY.
  1.1 Hiện tại: 
- Dữ liệu hóa đơn bán hàng từ TRA sang HY nói chung. Khi đồng bộ về là không lưu lại dc thông tin vào hệ thống. Điều này gây hậu quả là:
+ Khi phát hiện ra sai sót chỉ mới mở chốt ra mà đã mất hết thông tin.



+ Mở chốt và xóa phiếu để nhờ bên TRA đồng bộ lại, hiện tại mất quá nhiều thời gian vì phải phối hợp với nhiều người , nhiều bộ phận, để thực hiện. ( thường mất từ 0,5 ngày tới 1,5 ngày bởi các lý do khách quan )
1.2 Giải pháp:
- Yêu cầu GESO lập trình lại phần đồng bộ hóa đơn - PHẢI LƯU ĐƯỢC THÔNG TIN CHỨNG TỪ SAU KHI TRA ĐỒNG BỘ SANG HY.
+ Lý do: thông tin sau khi sang bên HY rồi thì là của HY. khi HY phát hiện sai sót thì chủ động sửa được các thông tin sai, đồng thời báo cho bên TRA về lỗi sai đó. Nếu sai là từ bên TRA thì để bên TRA chủ động sử lý. Còn nếu thông tin sai chỉ ở bên HY thì bên HY chủ động sử lý, không ảnh hưởng tới TRA nữa.
- Khi lập trình lại thì thông tin chứng từ đồng bộ sang, phải đảm bảo là lưu lại thông tin chứng từ đó, để khi mở chốt thông tin không bị mất đi ( như hiện tại thì bị mất đi ).

2. Vấn đề đồng bộ thông tin hóa đơn mua hàng Nguyên Liệu từ bên TRA về bên HY.
2.1 Hiện tại: Quy trình đồng bộ có 2 loại: 1 loại đồng bộ sang nhận hàng chưa chốt, 1 loại đồng bộ sang nhận hàng đã chốt.
-  Đồng bộ sang nhận hàng chưa chốt: Thường là hóa đơn nguyên liệu chưa có phiếu kiểm nghiệm: Khi đồng bộ sang. Thì User ( chị Yến ) click nhận hàng và tích thêm vào nút " Có kiểm nghiệm ". Để hàng này sinh Phiếu kiểm định -> Yêu cầu lấy mẫu ( tiếp tục quy trình kiểm nghiệm ) ... như lưu đồ sau.



-  Đồng bộ sang nhận hàng đã chốt : Thường là hóa đơn nguyên liệu đã có phiếu kiểm nghiệm, là hàng đồng bộ sang thẳng kho nguyên liệu không qua chốt bên HY: Hệ quả là thủ kho không có nút chốt nhận hàng với hàng này, nên không kiểm soát được tồn kho.


2.2 Giải pháp:
-  Đồng bộ sang nhận hàng chưa chốt: Vẫn giữ nguyên như hiện tại.


- Đồng bộ sang nhận hàng đã chốt:  Cần thay đổi để cho phép Users có thể kiểm soát được. 
Bằng cách. Khi đồng bộ sang , thì trạng thái phiếu là " chưa chốt " .
Để Users có thể kiểm soát, rùi mới chốt phiếu , để hàng đổ vào kho. Như lưu đồ sau

 

3. Vấn đề hệ thống tự động ghi nhận ngày nhập kho mới là ngày trên phiếu định tính.
3.1 Hiện tại.
Theo quy trình thực tế vật tư có ngày nhập kho là ngày có kết quả phiếu kiểm nghiệm đạt, được ra quyết định nhập vật tư. Trên ERP với nguyên liệu có định tính, hệ thống tự động ghi nhận ngày nhập kho mới là ngày trên phiếu định tính. Yêu cầu không ghi nhập ngày định tính là ngày nhập kho mới.

VD: Nguyên liệu A có quyết định nhập tư ngày 10/01 => ghi nhập ngày nhập kho lần 1 là 10/01. Ngày định tính là 15/01 => ghi nhận ngày nhập kho mới là 15/01. => Yêu cầu chỉ ghi nhập ngày nhập kho 10/01.
3.2 Giải pháp: 
Geso lập trình lại lỗi này: Khi khai báo định tính thì không ghi nhập ngày định tính là ngày nhập kho mới .
( Quản lý tồn kho > Chức năng > Định tính/EO )

4. Vấn đề khai báo định tính nguyên liệu:
4.1 Hiện tại:
Phòng kế hoạch đang phải làm thủ công bằng cách: Lên mạng nội bộ tải phiếu về, xem số phiếu rồi mới nhập tay vào phiếu khai báo định tính ( Quản lý tồn kho > Chức năng > Định tính/EO > Thêm mới )
Nguyên nhân: là do chức năng tạo phiếu định tính chưa có trên ERP. Hiện tại P.QLCL đang làm phiếu định tính trên phần mềm MQT. Nên chưa có thông tin để đồng bộ vào phiếu nhập kho nguyên liệu.
4.2 Giải pháp:
Geso lập trình module phiếu định tính: ( tương tự như module phiếu kiểm nghiệm )
Sau khi hệ thống ERP có phiếu định thì sẽ đồng bộ thông tin phiếu định tính vào trong phiếu nhập kho nguyên liệu.
5. Vấn đề đơn bán hàng không tự động cộng tổng số lượng lô:
( Quản lý bán hàng > Chức năng > Đơn bán hàng )
5.1 Hiện tại:
+ Khi chọn số lô , số lượng thì phần mềm chưa tự cộng tổng và chuyển xuống dưới.
+ Chưa nhập số lượng thì không click được popup


5.1 Giải pháp:
Geso lập trình bổ xung chỗ này cho TRAHY

6. Vấn đề chủ động chỉnh sửa lại biểu mẫu 
6.1 Hiện tại
Việc cập nhật chỉnh sửa các biểu mẫu (Form in) GESO vẫn đang đảm nhiệm, không chuyển giao, hướng dẫn cho Hưng Yên nên không chủ động được khi có sự thay đổi biểu mẫu.
6.2 Giải pháp
Đề nghị Geso có giải pháp, để có thể chủ động chỉnh sửa, hoặc hướng dẫn để Traphaco Hưng Yên có thể chủ động chỉnh sửa biểu mẫu in khi cần.

7. Vấn đề : " Số phiếu kiểm nghiệm nhẩy vượt số quá nhanh, không kiểm soát được.

7.1 Vấn đề số phiếu nhẩy quá nhanh:

+ Về mặt kỹ thuật GESO đã lập trình cho TRAHY theo quy tắc nhẩy số phiếu KN ( kiểm nghiệm ) trong sản xuất là: N+1 - 22TPHY ( hoặc N+1 - 22BTPHY ).
+ Mã phiếu đã sinh ra thì khi xóa chứng từ không dùng lại nữa, và chỗ này bên Geso không lưu được số phiếu bị xóa nếu phiếu chưa tới bước chốt nhận hàng mà user xóa phiếu. 
+ Với quy trình hiện tại:
 Nhận hàng PDA tích yêu cầu kiểm nghiệm, hệ thống sinh ra mã phiếu-> chốt nhận hàng -> sinh ra kiểm định chất lượng-> chuyển lấy mẫu-> sinh ra phiếu lấy mẫu nằm chờ-> chốt phiếu -> hồ sơ kiểm nghiệm-> kiểm nghiệm chi tiết>  duyệt hồ sơ kiểm nghiệm> phiếu kiểm nghiệm-> duyệt -> kiểm định chất lượng ( như ảnh sơ đồ quy trình dưới đây ).

 

* Vì lý do ở trên mà lúc số phiếu kiểm nghiệm được tạo ra, sau đó xóa đi vì nhập sai, lỗi ... thì số phiếu tiếp theo sẽ là N+2 thay vì N+1 ( đã bị xóa đi ). Cứ như vậy mà số phiếu kiểm nghiệm tăng lên nhanh chóng, và cũng không kiểm soát dc số phiếu đã xóa đi.

 7.2 Biện pháp khắc phục:

Biện pháp 1: Các bộ phận hạn chế nhập liệu sai, đặc biệt là các bạn users ở phân xưởng. Để tránh tình trạng phải gỡ ra làm lại. ( gây ra tăng số ). 

+ Cách này nhược điểm quá lớn, và không cải thiện được gì , hơn nữa cũng không giải quyết dc vấn đề quản lý số phiếu đã xóa, cũng như kiểm soát số phiếu tăng. 
Biện pháp 2: GESO lập trình lại phần sinh số phiếu kiểm nghiệm ( Tổng số tiền phát triển : 10.260.000 VND ):

+ Lập trình sinh số phiếu kiểm nghiệm từ YCLM trên giao diện WEB, đồng thời khóa lại trường tự sinh số phiếu trên PDA.

- Việc số phiếu kiểm nghiệm sinh ra ở bước này. Sẽ ảnh hưởng tới phiếu "Kiểm định chất lượng " sẽ không có mã phiếu kiểm nghiệm ngay, tới bước yêu cầu lấy mẫu mới có mã phiếu thì khi:
User duyệt tạm đem Sp đi sử dụng Sp sẽ không có mã phiếu.

+ Khắc phục chỗ này bằng cách : Các bạn GESO lập trình truy vấn lại để lấy ra số phiếu từ YCLM đã sinh ra

 

8. Về báo cáo theo yêu cầu của phòng QLCL .
Tuy rằng yêu cầu này đã được đưa ra từ lâu, nhưng chưa có buổi nào chính thức, chi tiết. nên nay em làm yêu cầu này, với mô tả rõ hơn bằng hình ảnh và file mẫu đính kèm Tại đây. 

 

 

 

 

9. Nhờ GESO bổ xung cho TRAHY 4 biểu mẫu mới ( Tổng chi phí thực hiện  :  20.700.000 VND ): Tương ứng với 4 biểu mẫu cũ nhưng có thêm ảnh chữ ký của chị Hường. các biểu mẫu này sẽ có thêm 1 nút hiển thị mới với icon mới ( Huy IT sẽ gửi kèm icon Tải về nếu  GESO thấy ok thì dùng, không thì có thể tìm icon khác tốt hơn  )

( Bổ xung biểu mẫu phiếu kiểm nghiệm với trạng thái đã duyệt thì có chữ ký của chị Hường )

 

BM17/30 - Phiếu kiểm nghiệm thành phẩm ( test với NAT01 )

BM17/30 - Phiếu kiểm nghiệm nguyên liệu ( test với  1CONC )

BM17/30 - Phiếu kiểm nghiệm đồ bao gói ( test với  2TAVI )

BM17/30 - Phiếu kiểm nghiệm đồ bao gói - có SĐK ( test với  2TAVI )
 

10. Vấn đề xuất báo cáo cho Kế Toán

- Bộ phận kế toán gửi yêu cầu có thêm 8 báo cáo sau ( Có file excel mẫu, kèm theo hình ảnh mô tả ở trong file ): Tải về tất cả tại đây

+ Báo cáo chi tiết bán hàng
+ Báo cáo chi tiết phiếu nhập kho
+ Báo cáo chi tiết phiếu xuất kho
+ Báo cáo theo dõi hàng nhập
+ Mẫu nhật ký chi tiền
+ Mẫu nhật ký thu tiền 
+ Số cái Tk 112
+ Số Tk 111

11. Vấn đề hàng sản xuất đang đổ thẳng vào kho thành phẩm. Không qua chốt
- Hiện tại hàng sản xuất ở công đoạn cuối cùng, đang đổ  thẳng vào kho thành phẩm, không qua chốt. Khiến thủ kho khó kiểm soát . Đề nghị GESO lập trình thêm chức năng chốt nhận hàng cho các mặt hàng từ sản xuất. 

TỪ NỘI DUNG CUỘC HỌP. IT THỐNG NHẤT LẠI NỘI DUNG GỬI YÊU CẦU SANG GESO NHƯ SAU

TẠI ĐÂY